Wer ein Arbeitsverhältnis beendet, hat Anspruch auf ein Zeugnis. Das steht in § 109 der Gewerbeordnung; für Dienstverhältnisse außerhalb des Gewerbes findet sich die Regelung in § 630 BGB, für Auszubildende in § 16 BBiG.
Das Gesetz kennt zwei Formen. Das einfache Zeugnis nennt Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis erstreckt sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten – es muss ausdrücklich verlangt werden. Verlangen Sie es: Im Vertrieb wird ein einfaches Zeugnis regelmäßig als Hinweis darauf gelesen, dass die Beurteilung nicht gut ausgefallen wäre.
Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 109 Abs. 3 GewO). Eine PDF-Datei per E-Mail erfüllt den Anspruch nicht, auch wenn sie in der Praxis zusätzlich verschickt wird.
Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Der Widerspruch, aus dem die Zeugnissprache entsteht
Zwei Grundsätze stehen gegeneinander: Ein Zeugnis muss wahr sein, und es muss wohlwollend formuliert sein, also das weitere Fortkommen nicht unnötig erschweren.
Daraus ist eine abgestufte Sprache entstanden, die nichts Negatives sagt, aber Positives in Graden – und die Abstufung ist die eigentliche Aussage. Geheime Zeichen sind dabei unzulässig: § 109 Abs. 2 GewO verbietet Merkmale, die eine andere als die aus Wortlaut und äußerer Form ersichtliche Aussage treffen sollen. Die abgestufte Wortwahl ist davon nicht erfasst, weil sie gerade nicht geheim, sondern allgemein bekannt ist.
Der Aufbau
Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis folgt fast immer derselben Gliederung:
- Kopf und Einleitung: Firmenpapier, Name, Beschäftigungszeitraum, Positionsbezeichnung.
- Aufgabenbeschreibung: was Sie getan haben, in der Reihenfolge der Wichtigkeit.
- Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg – und die zusammenfassende Zufriedenheitsformel.
- Verhaltensbeurteilung: gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden.
- Beendigung: Grund oder zumindest die Angabe, auf wessen Veranlassung.
- Schlussformel: Dank, Bedauern, gute Wünsche.
Fehlt einer dieser Teile, ist das die erste Stelle, an der Sie hinsehen sollten.
Was in der Aufgabenbeschreibung stehen muss
Im Vertrieb ist die Aufgabenbeschreibung wichtiger als in fast jedem anderen Feld, weil aus ihr die nächste Bewerbung lebt. Sie sollte enthalten:
- den Zuschnitt: Gebiet, Kundensegment, Kanal, Portfolio;
- die Größenordnung: Zahl der betreuten Kunden, Umsatz- oder Budgetverantwortung, Teamgröße;
- die Tätigkeiten in der richtigen Gewichtung: Neukundengewinnung, Bestandsbetreuung, Angebotserstellung, Jahresgespräche, Messen, Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen;
- die Systeme: CRM und Warenwirtschaft namentlich.
Fehlt die Neukundengewinnung bei jemandem, der drei Jahre Akquise gemacht hat, ist das kein Versehen, sondern eine Auslassung – und sie wird beim nächsten Arbeitgeber genau so gelesen.
Die Zufriedenheitsformel
Der wichtigste Satz steht am Ende der Leistungsbeurteilung. Zwei Wörter entscheiden über die Note: das steigernde Adjektiv (voll, vollst) und die Angabe der Beständigkeit (stets, jederzeit).
| Formulierung | Übliche Lesart |
|---|---|
| stets zu unserer vollsten Zufriedenheit | sehr gut |
| zu unserer vollsten Zufriedenheit / stets zu unserer vollen Zufriedenheit | gut |
| zu unserer vollen Zufriedenheit | befriedigend |
| stets zu unserer Zufriedenheit | ausreichend |
| zu unserer Zufriedenheit | mangelhaft |
| hat sich bemüht, die Aufgaben zu erfüllen | ungenügend |
Diese Zuordnung ist die verbreitete Lesart und keine gesetzliche Notenskala. Gerichte behandeln sie nicht als starren Code, sondern beurteilen das Zeugnis im Ganzen. Für die Einordnung des eigenen Zeugnisses ist sie trotzdem der brauchbarste Maßstab, weil Personalverantwortliche genauso lesen.
Die Formulierungen zur Zielerreichung
Das ist die Passage, die es nur im Vertrieb gibt, und sie ist aussagekräftiger als die allgemeine Zufriedenheitsformel.
| Formulierung | Übliche Lesart |
|---|---|
| übertraf die vereinbarten Ziele regelmäßig deutlich | sehr gut |
| erreichte die vereinbarten Ziele stets und übertraf sie häufig | gut |
| erreichte die vereinbarten Ziele | befriedigend |
| erreichte die vereinbarten Ziele weitgehend | ausreichend |
| war stets bemüht, die vereinbarten Ziele zu erreichen | mangelhaft |
Achten Sie dabei auf drei Wörter, die die Aussage verschieben: weitgehend, im Wesentlichen und überwiegend sind Einschränkungen. Bemüht ist immer eine Abwertung, gleich in welchem Zusammenhang es steht.
Und achten Sie darauf, ob überhaupt eine Aussage zur Zielerreichung getroffen wird. In einem Zeugnis für eine Stelle mit Zielvereinbarung ist ihr Fehlen die deutlichste Aussage von allen.
Die Formulierungen zum Kundenkontakt
Die Verhaltensbeurteilung nennt üblicherweise drei Gruppen: Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Kunden. Im Vertrieb ist die dritte die entscheidende – und die, deren Fehlen jedem Leser auffällt.
Brauchbare Formulierungen benennen die Wirkung: „Sein Verhalten gegenüber Kunden war jederzeit vorbildlich", „Sie genoss bei ihren Kunden hohes Ansehen", „Er baute belastbare Kundenbeziehungen auf und pflegte sie über Jahre".
Vorsicht bei Formulierungen, die nur Umgänglichkeit loben, wo Ergebnisse erwartet würden: „Er war bei Kunden stets beliebt" ohne jede Aussage über Abschluss oder Bestand ist ein bekanntes Muster. Ebenso die Betonung von Selbstverständlichkeiten – wenn bei einem Außendienstmitarbeiter die Pünktlichkeit bei Terminen hervorgehoben wird oder bei einer Kassenkraft die Ehrlichkeit, ist das kein Lob, sondern der Hinweis darauf, dass Wichtigeres nicht gelobt werden konnte.
Weitere Signale
Konjunktiv und Einschränkung. „Sie bemühte sich", „er versuchte", „im Rahmen seiner Möglichkeiten" sind Abwertungen.
Die Reihenfolge in der Verhaltensbeurteilung. Üblich ist die Nennung der Vorgesetzten zuerst. Eine abweichende Reihenfolge wird in der Praxis als Hinweis gelesen; zwingend ist das nicht.
Der Beendigungssatz. „Er verlässt uns auf eigenen Wunsch" ist neutral. Fehlt die Angabe, bleibt offen, wer gekündigt hat – und das löst Fragen aus.
Die Schlussformel. Dank, Bedauern und gute Wünsche sind üblich. Ein Anspruch darauf besteht nach gefestigter Rechtsprechung nicht; als Signal wird das Fehlen dennoch gelesen.
Das Datum. Das Zeugnis trägt das Datum der Beendigung. Ein deutlich späteres Datum legt nahe, dass um das Dokument gestritten wurde.
Was Sie verlangen können
Ein Zwischenzeugnis. Bei berechtigtem Anlass – Wechsel des Vorgesetzten, Umstrukturierung, Neuzuschnitt des Gebiets, eigene Bewerbung, Elternzeit – ist ein Zwischenzeugnis üblich. Im Vertrieb ist es besonders wertvoll, weil Vertriebsleitungen häufig wechseln: Das Endzeugnis schreibt sonst jemand, der Ihre besten Jahre nicht erlebt hat.
Berichtigung. Ist das Zeugnis unrichtig oder unvollständig, können Sie Berichtigung verlangen. Die Beweislast ist geteilt: Für eine unterdurchschnittliche Beurteilung muss der Arbeitgeber die Gründe darlegen; wer eine überdurchschnittliche verlangt, muss die Tatsachen dafür vortragen. Im Vertrieb ist das die vergleichsweise leichtere Übung – Zielerreichungsquoten sind dokumentiert.
Zeitlich handeln. Ansprüche verjähren, und in vielen Arbeits- und Tarifverträgen gelten zusätzlich Ausschlussfristen von wenigen Monaten. Wer sein Zeugnis erst ein Jahr später liest, kann eine Berichtigung praktisch verloren haben.
In der Praxis
Bitten Sie um das Zeugnis, sobald die Beendigung feststeht, und nicht am letzten Arbeitstag. Häufig wird Ihnen angeboten, einen Entwurf selbst zu schreiben – nehmen Sie das an. Ein Entwurf, der Zuschnitt, Größenordnungen und Aufgaben vollständig enthält, wird selten grundlegend geändert.
Zwei Hinweise für den Entwurf: Nennen Sie Ihre Zielerreichung, wenn sie gut war, und nennen Sie Größenordnungen so, dass sie kein Betriebsgeheimnis preisgeben – relative Angaben statt absoluter Umsätze. Dieselbe Regel gilt später im Lebenslauf.
Lesen Sie das fertige Dokument dann in Ruhe: die Aufgabenbeschreibung auf Vollständigkeit, die Zufriedenheitsformel Wort für Wort, den Satz zur Zielerreichung, die Verhaltensbeurteilung auf fehlende Gruppen, den Schluss.
Wie lange das Arbeitsverhältnis bis dahin überhaupt noch läuft und was mit offenen Provisionen geschieht, steht in Kündigung im Vertrieb.
Wenden Sie das direkt an: Im Stellenmarkt stehen Anzeigen aus ganz Deutschland, und zu jedem Beruf finden Sie die Aufgaben und die üblichen Gehälter daneben.