Vertriebsinnendienst

Was hier gearbeitet wird

Der Innendienst ist der Vertrieb vom Schreibtisch aus. Anfragen aufnehmen, Angebote kalkulieren, Preise und Liefertermine klären, Aufträge erfassen, Reklamationen abwickeln, dem Außendienst zuarbeiten und dessen Termine vorbereiten. In vielen Häusern liegt hier die eigentliche Kundenbeziehung: Der Außendienst kommt viermal im Jahr, der Innendienst ist am Telefon, wenn etwas klemmt.

Die Übergänge sind fließend. „Vertriebsinnendienst", „Vertriebssachbearbeitung", „Inside Sales" und „Auftragsabwicklung" bezeichnen in Stellenanzeigen oft dieselbe Arbeit – und manchmal eben nicht: Inside Sales meint in international geprägten Häusern aktiven Verkauf per Telefon und Videocall mit eigenem Ziel, die Auftragsabwicklung dagegen reine Bearbeitung. Der Unterschied steht in der Aufgabenliste, nicht in der Überschrift.

Der Weg hinein

Der klassische Weg ist eine kaufmännische Ausbildung – Industriekaufmann, Groß- und Außenhandelskaufmann, Kaufmann für Büromanagement. Technische Häuser stellen auch Techniker mit kaufmännischem Interesse ein, weil das Produktverständnis schwerer zu lernen ist als die Warenwirtschaft.

Der Innendienst ist außerdem der übliche Einstieg für den Wechsel in den Außendienst und einer der wenigen Vertriebsbereiche mit einem echten Ausbildungsweg. Wer aus der Sachbearbeitung kommt, findet hier den kürzesten Übergang in den Vertrieb.

Wie die Arbeit aussieht

Feste Zeiten, Bürotätigkeit, viel Bildschirm und Telefon. Teilzeit ist verbreitet, Homeoffice inzwischen häufig – anders als im Außendienst ist es hier tatsächlich ein Arbeitsort und nicht nur ein Schreibtisch für die Nacharbeit.

Die Belastung ist eine andere als draußen: nicht Reisezeit und Abschlussdruck, sondern Taktung. Es kommen mehr Vorgänge herein, als sich in Ruhe bearbeiten lassen, und die Priorität setzt meist der, der gerade anruft. Wer Ordnung im Kopf behält, ist hier gut aufgehoben.

Variable Vergütung gibt es, sie ist aber kleiner als im Außendienst und häufig an das Teamergebnis geknüpft statt an eigene Abschlüsse.

Vor der Bewerbung

Fragen Sie, wie das Verhältnis zum Außendienst geregelt ist: Wer entscheidet über Preisnachlässe, wer über Liefertermine? Zwei Stellen mit derselben Bezeichnung unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Entscheidungsspielraum am Schreibtisch liegt.

Nützlich ist außerdem die Frage nach dem Warenwirtschaftssystem. SAP, Navision oder eine eigene Lösung – die Einarbeitungszeit hängt daran mehr als am Sortiment.

Wo die Grenze zur Sachbearbeitung liegt

Der Unterschied zwischen einem Vertriebsinnendienst und einer reinen Auftragssachbearbeitung ist die Frage, ob die Stelle einen eigenen Kundenkreis hat. Wer feste Kunden betreut, kennt deren Bedarf, erkennt eine ausbleibende Bestellung und ruft von sich aus an. Wer Vorgänge aus einem gemeinsamen Postfach abarbeitet, tut das nicht – und kann es auch nicht.

Beides steht unter derselben Überschrift in Anzeigen. Der Hinweis findet sich in Formulierungen wie „eigener Kundenstamm", „Betreuung eines Gebiets gemeinsam mit dem Außendienst" oder umgekehrt „Bearbeitung eingehender Anfragen".

Was die Arbeit erleichtert

Wer in dieses Feld wechselt, unterschätzt meist, wie viel Produktwissen nötig ist. Ein Angebot zu kalkulieren heißt, Varianten, Zubehör, Lieferzeiten und Mindestmengen zu kennen; das steht in keinem Handbuch vollständig und wächst über Monate.

Deshalb lohnt die Frage nach der Einarbeitung: Gibt es einen Paten, wie lange läuft die Doppelbesetzung, und wann übernimmt man die ersten eigenen Kunden? Häuser, die darauf eine konkrete Antwort haben, haben über die Stelle nachgedacht.