Der Dienstwagen als Teil der Vergütung

Im Außendienst gehört der Dienstwagen so selbstverständlich zur Stelle, dass er in der Anzeige oft nur als Aufzählungspunkt auftaucht: „Firmenwagen, auch zur privaten Nutzung". Damit ist eine der größten Positionen des Angebots abgehandelt – und zugleich die, die sich am schwersten in eine Zahl übersetzen lässt.

Denn ein Dienstwagen bringt kein Geld aufs Konto. Er nimmt zunächst welches weg: Wer ihn privat fahren darf, versteuert dafür einen Betrag, der auf der Abrechnung als Zuschlag zum Bruttolohn erscheint und das Netto senkt. Was er wert ist, entscheidet sich erst in der Gegenrechnung mit dem, was ein eigenes Auto gekostet hätte.

Dieser Text erklärt die Mechanik und die Fragen, die vor die Unterschrift gehören. Er ist eine Orientierung und keine Steuer- oder Rechtsberatung; die maßgeblichen Vorschriften stehen im Einkommensteuergesetz, und ihre Anwendung auf den Einzelfall gehört in die Hand einer Steuerberaterin oder eines Lohnsteuerhilfevereins.

Drei Dinge heißen „Dienstwagen"

Bevor gerechnet wird, muss geklärt sein, wovon die Anzeige spricht. Es gibt drei Varianten, und nur eine davon ist Vergütung.

Das Poolfahrzeug. Ein Wagen, den sich mehrere teilen und der für Dienstfahrten aus der Tiefgarage geholt wird. Kein geldwerter Vorteil, keine Versteuerung, kein Vergütungsbestandteil – ein Werkzeug.

Der zugewiesene Wagen ohne Privatnutzung. Fest zugeteilt, steht abends vor der Haustür, darf aber ausschließlich dienstlich bewegt werden. Auch hier entsteht kein geldwerter Vorteil – solange das Verbot der Privatnutzung tatsächlich vereinbart ist und nicht bloß behauptet wird. Praktisch heißt das: Ein zweites Auto brauchen Sie trotzdem.

Der Wagen zur privaten Nutzung. Nur diese Variante ist Teil der Vergütung. Sie ersetzt ein privates Fahrzeug samt Anschaffung, Versicherung, Wartung, Reifen und Wertverlust, und genau deshalb behandelt das Steuerrecht sie als Lohn.

Fragen Sie im Gespräch ausdrücklich nach, welche der drei Varianten gemeint ist. „Firmenwagen" allein beantwortet die Frage nicht, und der Unterschied zwischen der zweiten und der dritten Variante ist einige tausend Euro im Jahr wert.

Welche Variante gilt, entscheidet allein der Vertrag – und der regelt zugleich, unter welchen Umständen der Wagen wieder weg ist. Diese Seite der Sache steht in Der Dienstwagen im Arbeitsvertrag.

Warum überhaupt versteuert wird

Ein Vorteil, den der Arbeitgeber gewährt und der nicht in Geld besteht, ist steuerlich trotzdem Arbeitslohn. Er wird bewertet, dem Bruttolohn zugeschlagen und mitversteuert; auch Sozialabgaben fallen darauf an. Auf dem Konto kommt nichts an, auf der Abrechnung steht ein höheres Brutto, und unten steht ein niedrigeres Netto als ohne Wagen.

Das ist kein Trick und kein Nachteil, sondern die Konsequenz daraus, dass Sie eine Sache bekommen statt Geld. Ob sich das lohnt, ist eine reine Rechenfrage – und sie fällt fast immer zugunsten des Wagens aus, wenn Sie ohnehin ein Auto bräuchten, und fast immer dagegen, wenn Sie in einer Stadt wohnen und keines besitzen.

Für die Bewertung gibt es zwei Wege, und der Arbeitgeber legt in aller Regel fest, welcher gilt.

Die Ein-Prozent-Regelung

Der pauschale Weg. Bewertet wird die private Nutzung mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises je Monat. Vier Punkte daran werden regelmäßig missverstanden:

• Bruttolistenpreis heißt Listenpreis. Maßgeblich ist der unverbindliche Preis des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung, einschließlich Umsatzsteuer und werkseitiger Sonderausstattung, abgerundet auf volle hundert Euro. Was das Unternehmen tatsächlich gezahlt hat, spielt keine Rolle. Ein Flottenrabatt von dreißig Prozent senkt Ihre Steuer um keinen Cent.
• Auch der Gebrauchtwagen zählt neu. Bei einem gebrauchten Fahrzeug bleibt der Listenpreis bei Erstzulassung die Grundlage – nicht der Zeitwert.
• Es ist eine Monatspauschale. Sie fällt an, ob Sie privat viel oder gar nicht fahren. Wer im Urlaub drei Wochen fliegt, zahlt trotzdem.
• Die Fahrzeugklasse ist die eigentliche Stellschraube. Zwischen dem Basismodell und derselben Baureihe mit Ausstattungspaket liegen im Listenpreis schnell mehrere zehntausend Euro – und damit ein spürbarer Unterschied im monatlichen Zuschlag.

Der letzte Punkt ist der Grund, warum die Frage nach der Fahrzeugklasse in die Verhandlung gehört, und zwar in beide Richtungen: Ein größerer Wagen ist nicht automatisch das bessere Angebot.

Der Weg zur Arbeit

Neben der privaten Nutzung wird ein zweiter Vorteil bewertet: die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dafür kommen bei der Pauschalmethode monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer hinzu. Bei einer weiten Anfahrt wird dieser Posten größer als der eigentliche Ein-Prozent-Betrag.

Hier liegt für den Außendienst die wichtigste Weiche: Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat – wer also keinem Betriebssitz dauerhaft zugeordnet ist, sondern vom Wohnort aus ins Gebiet fährt –, für den entfällt dieser Zuschlag. Ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, hängt an der arbeitsvertraglichen Zuordnung und nicht daran, wie oft Sie tatsächlich in der Zentrale sind. Es lohnt sich, im Vertrag nachzusehen, was dort steht.

Wer nur gelegentlich in den Betrieb fährt, kann statt der Monatspauschale eine Einzelbewertung je tatsächlicher Fahrt beantragen – 0,002 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer und Fahrt, begrenzt auf eine Höchstzahl von Fahrten im Jahr. Das setzt Aufzeichnungen voraus, welche Tage es waren, und der Arbeitgeber muss mitspielen. Bei zwei Bürotagen im Monat ist der Unterschied erheblich.

Das Fahrtenbuch

Der zweite Weg. Statt zu pauschalieren, werden die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs im Jahr ermittelt – Abschreibung, Versicherung, Steuer, Kraftstoff, Wartung – und im Verhältnis der privat gefahrenen zu den insgesamt gefahrenen Kilometern aufgeteilt. Wer wenig privat fährt und viel dienstlich, fährt damit günstiger.

Der Preis dafür ist Disziplin. Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn es vollständig, fortlaufend und zeitnah geführt wird und nachträglich nicht veränderbar ist. Zu jeder dienstlichen Fahrt gehören Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner; Privatfahrten werden mit der Kilometerangabe erfasst. Eine Excel-Tabelle genügt dieser Anforderung nicht, ein loses Heft mit nachgetragenen Wochen ebenfalls nicht. Wird das Fahrtenbuch verworfen, gilt rückwirkend die Ein-Prozent-Regelung.

Im Vertriebsalltag mit acht Terminen am Tag ist das machbar, aber es ist Arbeit – elektronische Fahrtenbücher nehmen sie ab, sofern sie den Anforderungen genügen. Rechnen Sie ehrlich, ob der Aufwand den Unterschied wert ist, und fragen Sie vorher, ob das Haus die Methode überhaupt zulässt: Viele Flottenrichtlinien schreiben die Pauschale für alle vor, weil sie die Lohnabrechnung vereinfacht.

Elektro- und Hybridfahrzeuge

Für Elektrofahrzeuge und bestimmte Hybride ist die Bemessungsgrundlage abgesenkt: Statt des vollen Listenpreises wird nur ein Viertel oder die Hälfte angesetzt. An welche Voraussetzungen das geknüpft ist – Antriebsart, elektrische Mindestreichweite und vor allem eine Obergrenze des Bruttolistenpreises –, steht in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG.

Diese Regelung ist seit ihrer Einführung mehrfach geändert worden, insbesondere die Preisgrenze. Welche Fassung für Ihr Fahrzeug gilt, hängt am Anschaffungs- beziehungsweise Überlassungszeitpunkt. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf eine Zahl aus einem Forum, sondern lassen Sie sich vom Arbeitgeber schriftlich sagen, mit welchem Prozentsatz das konkrete Fahrzeug abgerechnet wird. Der Unterschied zwischen einem Viertel und dem vollen Ansatz ist die größte Einzelposition in dieser ganzen Rechnung.

Praktisch dazu gehört die Frage nach dem Laden: Wer zu Hause lädt und den Strom selbst bezahlt, sollte klären, wie und in welcher Höhe der Arbeitgeber das erstattet.

Zuzahlungen und Eigenanteil

Viele Häuser verlangen einen Eigenanteil – entweder als monatlichen Betrag für die Privatnutzung, als Zuzahlung für ein höherwertiges Fahrzeug oder für Sonderausstattung. Solche Zuzahlungen mindern den zu versteuernden Vorteil grundsätzlich; sie sind aber trotzdem Geld, das Sie zahlen.

Rechnen Sie deshalb nicht mit dem Zuschlag auf der Abrechnung allein, sondern mit Zuschlag plus Eigenanteil. Und prüfen Sie, was der Eigenanteil abdeckt: In manchen Modellen ist er ein Beitrag zur Leasingrate, in anderen deckt er den privat verfahrenen Kraftstoff.

Womit die zweite große Frage im Raum steht.

Die Tankkarte

Ob die Tankkarte oder Ladekarte auch für Privatfahrten gilt, steht selten in der Anzeige und macht in der Jahresrechnung einen dreistelligen bis vierstelligen Unterschied. Übernimmt der Arbeitgeber auch den privaten Kraftstoff, ist das bei der Ein-Prozent-Regelung mit abgegolten – bei der Fahrtenbuchmethode fließt er in die Gesamtkosten ein.

Fragen Sie außerdem, was im Ausland gilt, ob eine Waschanlagenkarte dabei ist und wer die Kosten trägt, wenn Sie mit dem Wagen in den Urlaub fahren.

Was in der Car Policy steht

Die Flottenrichtlinie – oft „Car Policy" – ist ein eigenes Dokument, das dem Arbeitsvertrag beigefügt oder in ihm in Bezug genommen wird. Lassen Sie sie sich vor der Unterschrift geben und lesen Sie sie. Die Punkte, die im Streitfall zählen:

• Wer außer Ihnen fahren darf. Ehepartner und Kinder sind häufig eingeschlossen, aber nicht immer, und ein Verstoß kann die Versicherungsdeckung berühren.
• Die Selbstbeteiligung im Schadensfall und die Frage, wer sie trägt.
• Die Behandlung von Bußgeldern, Vignetten, Mautgebühren und Abschleppkosten.
• Kilometergrenzen und was bei Überschreitung passiert – im Leasing ist das eine echte Kostenposition.
• Rauchen, Tiere, Anhängerbetrieb, Auslandsfahrten – die Verbotsliste, die im Fall eines Schadens hervorgeholt wird.
• Die Fahrzeugliste, aus der Sie wählen dürfen, und die Wechselfristen.
• Wann der Wagen zurückzugeben ist.

Wenn der Wagen wieder weg soll

Der letzte Punkt ist der wichtigste, weil er den Wert des ganzen Pakets berührt. Ein Wagen zur privaten Nutzung ist Vergütung – und Vergütung wird nicht einfach eingestellt.

Praktisch relevant sind vier Lagen: die Freistellung nach einer Kündigung, die längere Arbeitsunfähigkeit nach Ablauf der Entgeltfortzahlung, Elternzeit und der Widerrufsvorbehalt in der Nutzungsvereinbarung. In allen vieren gilt: Ob und wann der Arbeitgeber den Wagen herausverlangen kann, richtet sich nach der konkreten Vereinbarung, und pauschal formulierte Widerrufsklauseln halten einer Prüfung nicht immer stand. Wird die private Nutzung zu Unrecht entzogen, kommt eine Entschädigung in Betracht.

Das ist der Punkt, an dem dieser Text an seine Grenze kommt: Wer in einer solchen Lage ist, braucht anwaltliche Beratung und keinen Ratgeberartikel. Was Sie vorher tun können, ist, die Klausel zu lesen und nachzufragen, was bei Freistellung gilt. Zum größeren Zusammenhang siehe Kündigung im Vertrieb.

Und noch eine Selbstverständlichkeit, die regelmäßig übersehen wird: Mit dem letzten Arbeitstag endet die Nutzung. Wer den Wagen als sein Auto behandelt hat, steht am Tag nach der Kündigungsfrist ohne eines da. Wer wechselt, sollte klären, ab wann der neue Wagen bereitsteht – zwischen Zusage und Auslieferung liegen im Zweifel Monate.

Kein Wagen: die Alternativen

Nicht jede Vertriebsstelle stellt ein Fahrzeug. Statt dessen gibt es zwei Modelle:

Kilometergeld für den eigenen Wagen. Der Arbeitgeber erstattet je gefahrenem Kilometer. Ob das trägt, hängt an der Höhe der Erstattung und an Ihrer Fahrleistung; Anschaffung, Wertverlust und Reparaturen bleiben Ihr Risiko. Was dabei zu prüfen ist, steht in Spesen, Kilometergeld und Übernachtung.

Eine Mobilitätspauschale („Car Allowance"). Ein fester Betrag im Monat, mit dem Sie sich selbst um ein Fahrzeug kümmern. Achtung: Diese Pauschale ist regulärer, voll steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn – sie ist kein steuerfreier Auslagenersatz, und was davon netto übrig bleibt, ist deutlich weniger als der genannte Betrag.

Für Selbständige gilt ohnehin eine andere Rechnung: Wer als Handelsvertreter nach § 84 HGB arbeitet, trägt das Fahrzeug in aller Regel selbst. Der Unterschied ist in Anstellung oder Handelsvertretung beschrieben.

Zwei Angebote vergleichbar machen

Damit lässt sich die Rechnung schließen, die in Zwei Vertriebsangebote nebeneinander rechnen begonnen wurde. Für jedes Angebot brauchen Sie vier Zeilen:

Die letzte Zeile ist die, die den Wagen trägt, und sie fällt bei jedem anders aus. Wer heute einen zwölf Jahre alten Kleinwagen fährt und wenig privat unterwegs ist, spart wenig und versteuert viel. Wer alle vier Jahre ein neues Mittelklassefahrzeug kauft, spart sehr viel.

Vergessen Sie außerdem den zweiten Wagen im Haushalt nicht: Ein Dienstwagen ersetzt ihn nur, wenn die Familie ihn mitbenutzen darf.

Die Fragen für das Gespräch

1. Ist die private Nutzung erlaubt – schriftlich?
2. Welche Fahrzeugklasse ist für diese Position vorgesehen, und gibt es eine Auswahlliste?
3. Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch – und habe ich die Wahl?
4. Habe ich eine erste Tätigkeitsstätte, und wo liegt sie?
5. Gilt die Tankkarte auch privat, im Ausland, und wie wird Ladestrom zu Hause erstattet?
6. Wie hoch ist ein etwaiger Eigenanteil, und was deckt er ab?
7. Wer darf den Wagen außer mir fahren?
8. Wie hoch ist die Selbstbeteiligung im Schadensfall, und wer trägt sie?
9. Was gilt bei Krankheit, Elternzeit und Freistellung?
10. Ab wann steht der Wagen bereit, und was gilt in der Zwischenzeit?

Wer die zehn Fragen stellt, wird nicht als schwierig gelesen, sondern als jemand, der ein Gesamtpaket rechnen kann. Im Außendienst ist das Teil der Berufsqualifikation – und wer wissen will, wie sich die übrigen Bestandteile entwickeln lassen, findet die Hebel in Gehaltsentwicklung im Vertrieb. Größenordnungen für die Grundvergütung stehen im Gehaltsvergleich, etwa für Außendienstmitarbeiter oder Vertriebsmitarbeiter.