Der Dienstwagen im Arbeitsvertrag: Widerruf, Privatnutzung, Rückgabe

Der Dienstwagen ist im Außendienst so selbstverständlich, dass über ihn im Vertrag oft nur zwei Sätze stehen. Das reicht, solange alles gut geht. Es reicht nicht, wenn die Kündigung kommt, die Krankschreibung länger wird oder das Fahrzeug einen Schaden hat.

Wie ein Dienstwagen beim Vergleich zweier Angebote zu bewerten ist, steht in Zwei Vertriebsangebote nebeneinander rechnen. Dieser Text behandelt die rechtliche Seite: was er ist, was der Arbeitgeber damit tun darf und was beim Ausscheiden passiert.

Er ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Mehrere der hier behandelten Fragen sind nicht abschließend geklärt, und die Antwort hängt fast immer an der konkreten Überlassungsvereinbarung.

Der Satz, aus dem alles folgt

Ein Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, ist ein Vergütungsbestandteil. Er ist Sachbezug, also Teil des Arbeitsentgelts – wirtschaftlich dasselbe wie ein Geldbetrag, nur in anderer Form.

Daraus folgt fast alles Weitere: Was Vergütung ist, kann der Arbeitgeber nicht einfach streichen. Was Vergütung ist, läuft in Zeiten der Entgeltfortzahlung weiter. Was Vergütung ist, muss ersetzt werden, wenn es zu Unrecht entzogen wird.

Ein Dienstwagen ohne erlaubte Privatnutzung ist demgegenüber ein Arbeitsmittel wie ein Laptop. Er kann jederzeit entzogen und ausgetauscht werden, er ist kein Teil des Gehalts, und beim Vergleich zweier Angebote zählt er nicht als Einkommen.

Die erste Frage an jede Dienstwagenregelung lautet deshalb: Ist die private Nutzung ausdrücklich erlaubt? Steht dazu nichts, ist der Wagen im Zweifel ein Werkzeug.

Die Besteuerung – kurz, weil sie nicht das Wesentliche ist

Die private Nutzung ist zu versteuern. Der Regelfall ist die pauschale Bewertung nach der Ein-Prozent-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG): monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung, zuzüglich eines Zuschlags für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Alternativ kann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden, das die tatsächlichen Anteile abbildet.

Für rein elektrische Fahrzeuge sieht das Gesetz einen verminderten Ansatz vor, der an eine Bruttolistenpreisgrenze gekoppelt ist. Diese Grenze ist mehrfach geändert worden; welcher Wert für Ihr Fahrzeug gilt, sagt Ihnen die Lohnbuchhaltung – hier steht bewusst keine Zahl, die schon morgen falsch sein kann.

Praktisch relevant sind zwei Punkte: Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem bei geringem Privatanteil und hohem Listenpreis, und es ist nur dann etwas wert, wenn es lückenlos und zeitnah geführt ist. Und: Ein hoher Listenpreis ist steuerlich ein Nachteil und wird im Gespräch oft als Vorteil verkauft.

Wie sich der geldwerte Vorteil im Einzelnen berechnet und was er zwei Angebote im Vergleich wert ist, steht in Der Dienstwagen als Teil der Vergütung. Hier geht es weiter mit der Klausel, die darüber entscheidet, ob Sie den Wagen überhaupt behalten.

Der Widerrufsvorbehalt

In fast jeder Überlassungsvereinbarung steht eine Klausel, nach der der Arbeitgeber die Überlassung widerrufen kann. Diese Klausel ist der rechtlich interessanteste Teil des ganzen Dokuments.

Sie ist eine vorformulierte Vertragsbedingung und unterliegt den §§ 305 ff. BGB. § 308 Nr. 4 BGB erklärt die Vereinbarung eines Rechts, die versprochene Leistung zu ändern, nur dann für zulässig, wenn die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Verwenders für den anderen Teil zumutbar ist. Nach der Rechtsprechung folgt daraus, dass ein Widerrufsvorbehalt die Widerrufsgründe benennen muss – ein Vorbehalt „aus wichtigem Grund" oder „jederzeit" genügt nicht.

Hinzu kommt eine Grenze beim Anteil: Der Wert der widerruflichen Leistung darf nicht einen zu großen Teil der Gesamtvergütung ausmachen, weil sonst das Vertragsgefüge einseitig verschoben würde. Welcher Prozentsatz die Grenze markiert, ist Rechtsprechungsrecht und wird nicht einheitlich beziffert; deshalb steht hier keine Zahl. Wer eine Klausel prüfen lassen will, sollte den Wert des Sachbezugs ins Verhältnis zur Jahresvergütung setzen und mit diesem Verhältnis zum Anwalt gehen.

Auch eine wirksame Widerrufsklausel gibt kein freies Recht: Die Ausübung muss billigem Ermessen entsprechen (§ 315 BGB). Ein Widerruf ohne den im Vertrag genannten Grund ist keine wirksame Ausübung.

Krankheit, Freistellung, Elternzeit

Hier trennen sich die Fälle, und hier ist die Rechtslage teilweise offen.

Während der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bleibt der Wagen. Der Sachbezug ist Teil des fortzuzahlenden Entgelts (§§ 3, 4 EFZG); ein Entzug in dieser Zeit wäre eine Kürzung der Vergütung. Nach dem Ende der sechs Wochen entfällt der Entgeltanspruch – und damit auch der Anspruch auf den Sachbezug. Ob der Arbeitgeber den Wagen dann tatsächlich herausverlangen kann und unter welchen Voraussetzungen, hängt von der Überlassungsvereinbarung ab; ohne Regelung ist das nicht eindeutig.

Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis, und es wird kein Entgelt geschuldet. Daraus wird überwiegend abgeleitet, dass auch der Anspruch auf die private Nutzung entfällt. Zwingend ist das nicht: Sieht die Vereinbarung eine Überlassung „für die Dauer des Arbeitsverhältnisses" vor, lässt sich darüber streiten. Wer in Elternzeit geht, sollte diesen Punkt vorher klären – gemeinsam mit den übrigen Fragen aus Provision bei Krankheit, Urlaub und Elternzeit.

Bei einer Freistellung nach Ausspruch der Kündigung ist der Fall am häufigsten und am unklarsten. Das Arbeitsverhältnis läuft weiter, das Entgelt wird fortgezahlt – und damit spricht viel dafür, dass auch der Sachbezug geschuldet bleibt, solange kein wirksamer Widerruf greift. In der Praxis verlangen viele Betriebe den Wagen dennoch sofort zurück, und häufig endet das in einer Vereinbarung: Rückgabe gegen Nutzungsausfallentschädigung.

Die Nutzungsausfallentschädigung ist der Betrag, der an die Stelle der entzogenen Nutzungsmöglichkeit tritt. Als Bemessungsgrundlage wird in der Praxis regelmäßig der steuerliche Wert des Sachbezugs herangezogen, also der Betrag, der auch versteuert wird. Das ist eine übliche Rechnung und keine gesetzliche Vorgabe.

Der wichtigste praktische Rat zu diesem Abschnitt: Regeln Sie den Dienstwagen in der Freistellungsvereinbarung ausdrücklich – Rückgabezeitpunkt, Entschädigung, Ort der Übergabe, Zustand. Die übrigen Punkte einer Freistellung stehen in Kündigung im Vertrieb.

Rückgabe

Beim Ende des Arbeitsverhältnisses ist der Wagen zurückzugeben. Zwei Punkte dazu:

Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Forderungen besteht in aller Regel nicht. Wer noch Provision zu bekommen hat, darf deshalb nicht den Wagen behalten. Das wird regelmäßig versucht und geht regelmäßig schief – und es kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen, wenn das Arbeitsverhältnis noch läuft.

Der Zustand wird protokolliert. Machen Sie bei der Übergabe Fotos und lassen Sie ein Rückgabeprotokoll unterschreiben, in dem der Kilometerstand und vorhandene Schäden aufgeführt sind. Nachträglich behauptete Schäden sind sonst eine Diskussion ohne Grundlage.

Dazu gehört auch: Tankkarte, Ladekarte, Zweitschlüssel, Fahrzeugpapiere, Ladekabel, Warndreieck. Was fehlt, wird berechnet.

Wenn etwas passiert

Für Schäden am Dienstwagen gelten die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung (innerbetrieblicher Schadensausgleich). Sie stufen nach dem Grad des Verschuldens ab:

• Bei leichtester Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer nicht.
• Bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer quotal geteilt; die Quote richtet sich nach den Umständen, unter anderem nach Gefahrgeneigtheit der Arbeit, Höhe des Schadens und Verhältnis zum Verdienst.
• Bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz haftet der Arbeitnehmer grundsätzlich voll; auch hier sind Einschränkungen möglich, wenn der Schaden in keinem Verhältnis zum Einkommen steht.

Diese Grundsätze gelten für Schäden bei betrieblich veranlasster Tätigkeit. Bei Privatfahrten greifen sie nicht ohne Weiteres – dort fahren Sie im eigenen Interesse, und die Haftung richtet sich nach den allgemeinen Regeln. Das ist ein Punkt, den die Überlassungsvereinbarung regeln sollte.

Klauseln über eine pauschale Selbstbeteiligung je Schadensfall sind verbreitet. Sie sind nur insoweit wirksam, als sie diese Haftungsgrundsätze nicht unterlaufen – eine Selbstbeteiligung, die auch bei leichtester Fahrlässigkeit greift, ist angreifbar.

Prüfen Sie außerdem: Besteht eine Vollkaskoversicherung? Wenn nicht, tragen Sie im Schadensfall ein Risiko, das der Betrieb hätte versichern können – ein eigenständiges Argument in der Haftungsfrage.

Der Führerschein

Für den Außendienst ist der Verlust der Fahrerlaubnis ein Berufsproblem und nicht nur ein Verkehrsproblem. Wer seine Arbeitsleistung ohne Führerschein nicht erbringen kann, ist zur Leistung außerstande; das kann personenbedingte Kündigungsgründe auslösen, und der Anspruch auf Vergütung entfällt für die Zeit, in der nicht gearbeitet werden kann.

Die Frage, ob eine Verkehrsstraftat außerhalb der Arbeitszeit Folgen für das Arbeitsverhältnis haben darf, hängt an dem Zusammenhang mit der geschuldeten Tätigkeit. Bei einer Stelle, die das Fahren voraussetzt, ist dieser Zusammenhang gegeben – bei einer Innendienststelle nicht.

Für Handelsvertreter

Selbständige Handelsvertreter fahren in aller Regel auf eigene Rechnung: eigenes Fahrzeug, eigene Versicherung, eigene Betriebsausgaben, eigene Umsatzsteuerbehandlung. Wird ein Fahrzeug vom Unternehmen gestellt, ist das eine gesondert zu vereinbarende Leistung und keine Selbstverständlichkeit. Was sonst noch zur Kostenverteilung gehört, steht in Anstellung oder Handelsvertretung.

Wo die Rechtslage offen ist

• Rückgabe bei unwiderruflicher Freistellung, wenn die Vereinbarung dazu schweigt.
• Fortbestand des Sachbezugs nach Ablauf der Entgeltfortzahlung, ebenfalls ohne ausdrückliche Regelung.
• Die Grenze, ab der ein Widerrufsvorbehalt einen zu großen Anteil der Vergütung erfasst. Die genannten Prozentsätze stammen aus der Rechtsprechung und werden unterschiedlich beziffert.
• Die Behandlung der Privatnutzung durch Familienangehörige, wenn die Vereinbarung sie weder erlaubt noch ausschließt.

Alle vier Punkte haben dieselbe Lösung: eine Überlassungsvereinbarung, die sie beantwortet. Verlangen Sie sie schriftlich, bevor Sie den Schlüssel nehmen.

Die Fragen vor der Unterschrift

1. Ist die private Nutzung erlaubt – und dürfen Familienangehörige fahren?
2. Welche Fahrzeugklasse ist für die Position vorgesehen, und wer wählt aus?
3. Gilt die Tankkarte oder Ladekarte auch für Privatfahrten, und gibt es eine Kilometergrenze?
4. Unter welchen benannten Gründen darf die Überlassung widerrufen werden?
5. Was gilt bei Krankheit über sechs Wochen hinaus, bei Elternzeit und bei Freistellung?
6. Besteht Vollkasko, und wie hoch ist eine etwaige Selbstbeteiligung?
7. Ist Auslandsnutzung erlaubt – und ab wann greift der Rückgabeanspruch?

Wer diese sieben Punkte geklärt hat, hat den Dienstwagen als das behandelt, was er ist: ein Teil der Vergütung, über den man genauso verhandelt wie über das Fixum. Offene Stellen mit Fahrzeug stehen in der Trefferliste; was daneben in ein Vertragsangebot gehört, steht in Variable Vergütung im Vertrieb verstehen.