Reisezeit im Außendienst: Arbeitszeit oder nicht?

Ein Gebietsverkäufer fährt morgens um sechs los, ist um acht beim ersten Kunden, hat drei Termine, sitzt zwischendurch vier Stunden am Steuer und ist um neunzehn Uhr zurück. Dreizehn Stunden. Wie viele davon sind Arbeitszeit?

Die Frage ist einfach gestellt und hat zwei Antworten, weil sie zwei verschiedene Rechtsgebiete berührt. Wer sie vermischt, kommt zu falschen Schlüssen – in beide Richtungen.

Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Er ist außerdem der Artikel dieser Reihe, in dem am meisten offenbleiben muss: Die Vergütung von Reisezeit gehört zu den Bereichen, in denen die Rechtsprechung differenziert und vertragliche Regelungen viel bewirken.

Die zwei Fragen

Die erste Frage ist arbeitsschutzrechtlich. Sie lautet: Zählt die Zeit für die Höchstarbeitszeit und die Ruhezeit mit? Das entscheidet das Arbeitszeitgesetz, und es dient dem Gesundheitsschutz – nicht dem Geldbeutel.

Die zweite Frage ist vergütungsrechtlich. Sie lautet: Muss diese Zeit bezahlt werden, und zu welchem Satz? Das entscheidet der Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder – wenn beide schweigen – § 612 BGB und die Rechtsprechung dazu.

Beides kann auseinanderfallen. Eine Zeit kann Arbeitszeit im Sinne des ArbZG sein und trotzdem gesondert – auch niedriger – vergütet werden. Und eine Zeit kann vergütungspflichtig sein, ohne dass sie die Höchstarbeitszeit sprengt. Wer über „Arbeitszeit" spricht, sollte deshalb immer dazusagen, welche der beiden Fragen er meint.

Was das Arbeitszeitgesetz vorgibt

§ 2 Abs. 1 ArbZG definiert Arbeitszeit als die Zeit von Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen.

Daraus folgen die Grenzen, die auch im Außendienst gelten – und dort besonders oft gerissen werden:

• Höchstarbeitszeit, § 3 ArbZG: werktäglich acht Stunden. Sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb eines Ausgleichszeitraums im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Der Ausgleichszeitraum ist im Gesetz genannt und lässt sich tariflich verändern.
• Ruhepausen, § 4 ArbZG: mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden, mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Pausen dürfen in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
• Ruhezeit, § 5 ArbZG: nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden.

Die Ruhezeit ist im Außendienst der Punkt, der praktisch am häufigsten kippt: Wer um 22 Uhr von einer Messe zurückkommt, darf am nächsten Morgen nicht um sieben wieder anfangen.

Wichtig für den Vertrieb: Es gibt keine Ausnahme für Außendienst, für Vertrauensarbeitszeit oder für „Kollegen, die sich das selbst einteilen". § 18 ArbZG nimmt bestimmte Gruppen aus, insbesondere leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. Ein Gebietsverkäufer oder ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst ist das in aller Regel nicht, nur weil er allein unterwegs ist.

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Hinzu kommt: Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass sich aus dem Arbeitsschutzrecht – § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – bereits nach geltendem Recht eine Pflicht zur Einführung eines Systems der Arbeitszeiterfassung ergibt. Wie das im Einzelnen umzusetzen ist und was der Gesetzgeber daraus macht, war zum Zeitpunkt dieses Textes noch nicht abschließend geregelt. Für Sie folgt daraus dennoch etwas sehr Praktisches: Zeichnen Sie Ihre Zeiten auf. Wer später über Überstunden oder Reisezeit streitet, braucht Aufzeichnungen, und die eigenen sind besser als keine.

Fahrt zur Arbeit oder Fahrt in der Arbeit?

Der klassische Weg von der Wohnung zur festen Arbeitsstätte ist keine Arbeitszeit. Er ist Privatsache, auch wenn er lang ist.

Im Außendienst greift diese Regel oft nicht, weil es keine feste Arbeitsstätte gibt. Wer morgens von zuhause zum ersten Kunden fährt und abends vom letzten Kunden nach Hause, fährt nicht zur Arbeit – er arbeitet bereits. Der Europäische Gerichtshof hat 2015 für Arbeitnehmer ohne festen oder gewöhnlichen Arbeitsort entschieden, dass die Fahrten zwischen Wohnung und erstem beziehungsweise letztem Kunden Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie sind.

Zwei Einschränkungen gehören dazu:

• Die Entscheidung betrifft den Arbeitsschutz, also die Frage nach Höchstarbeitszeit und Ruhezeit. Über die Vergütung sagt sie nichts – das hat das Gericht ausdrücklich offengelassen.
• Sie betrifft Arbeitnehmer ohne festen Arbeitsort. Wer ein Büro im Betrieb hat und von dort startet, wird anders behandelt als jemand, dessen Arbeitsplatz das Fahrzeug ist.

Die Fahrten zwischen zwei Kundenterminen sind demgegenüber unstreitig Arbeitszeit. Sie sind der Kern der Tätigkeit.

Und die Vergütung?

Hier wird es unschärfer, und hier soll dieser Text nicht mehr behaupten, als sich sagen lässt.

Der Ausgangspunkt: Eine Dienstreise, die im Interesse des Arbeitgebers erfolgt und zur Erfüllung der Arbeitspflicht erforderlich ist, ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Das Bundesarbeitsgericht hat das für erforderliche Reisezeiten bejaht; die Begründung stellt darauf ab, dass der Arbeitnehmer die Zeit nicht für sich verwenden kann, sondern fremdnützig einsetzt.

Der Vorbehalt: Arbeits- und Tarifverträge dürfen die Vergütung von Reisezeit eigenständig regeln – auch mit einem niedrigeren Satz als für die eigentliche Arbeitszeit oder mit einer Pauschale. Die Grenze bildet der Mindestlohn: Für jede geleistete Stunde muss im Ergebnis mindestens der gesetzliche Mindestlohn gezahlt werden. Fehlt eine Regelung, greift § 612 BGB – eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist.

Was in der Rechtsprechung und Literatur unterschiedlich beurteilt wird und deshalb hier offenbleibt:

• Selbst fahren gegenüber mitfahren. Wer am Steuer sitzt, kann nichts anderes tun; wer im Zug sitzt, kann arbeiten oder lesen. Ob und wie sich das auf die Vergütungspflicht auswirkt, wird nicht einheitlich beurteilt.
• Reisezeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit, etwa an einem Sonntag zur Montagsmesse.
• Die Behandlung von Übernachtungen und der Zeit am Zielort außerhalb der Termine.
• Wo die Grenze der „Erforderlichkeit" liegt, wenn Sie eine bequemere, aber längere Reisevariante wählen.

Wer eine dieser Fragen für sich klären will, klärt sie am besten im Vertrag, nicht vor Gericht.

Von der Vergütung der Zeit zu trennen ist die Erstattung dessen, was die Reise kostet – Verpflegung, Kilometer, Übernachtung. Das ist kein Lohn, sondern Auslagenersatz, und es folgt eigenen Regeln: Spesen, Kilometergeld und Übernachtung im Außendienst.

Wo im Außendienst tatsächlich gestritten wird

Die Fahrt am Wochenende. Der Termin ist am Montag um acht in vierhundert Kilometern Entfernung. Die Anreise am Sonntagnachmittag ist arbeitsschutzrechtlich und vergütungsrechtlich zu beurteilen – und in beiden Hinsichten regelungsbedürftig. Ein guter Vertrag sagt dazu etwas.

Der Dienstwagen als Argument. Häufig hört man, wer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung habe, könne für Fahrten keine Vergütung verlangen. Das trifft so nicht zu: Der Dienstwagen ist ein Vergütungsbestandteil und keine Abgeltung von Arbeitszeit. Was zum Dienstwagen zu klären ist, steht in Der Dienstwagen im Arbeitsvertrag.

Die Pauschale, die alles abgilt. Klauseln, nach denen „mit dem Gehalt sämtliche Mehrarbeit abgegolten" ist, unterliegen der AGB-Kontrolle. Eine Klausel, aus der sich nicht ergibt, welche Leistung in welchem Umfang abgegolten sein soll, kann am Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB scheitern. Ob eine konkrete Klausel hält, hängt an ihrem Wortlaut.

Die Provision als Gegenargument. „Sie werden nach Ergebnis bezahlt, nicht nach Stunden." Das ist wirtschaftlich verständlich und rechtlich kein Argument gegen das Arbeitszeitgesetz. Höchstarbeitszeit und Ruhezeit gelten unabhängig vom Vergütungsmodell. Wie sich der variable Anteil zusammensetzt, steht in Variable Vergütung im Vertrieb verstehen.

Das zu große Gebiet. Ein Gebiet, das sich in der vertraglichen Arbeitszeit nicht bereisen lässt, erzeugt automatisch Mehrarbeit. Das ist kein Arbeitszeitproblem allein, sondern ein Zielproblem – und gehört in die Diskussion über die Zielvereinbarung.

Für Handelsvertreter gilt das ArbZG nicht

Selbständige Handelsvertreter unterliegen keiner gesetzlichen Höchstarbeitszeit und keiner Ruhezeitregelung; sie teilen sich ihre Zeit selbst ein – das ist gerade das Merkmal, an dem § 84 Abs. 1 HGB die Selbständigkeit festmacht. Fahrtzeit ist für sie weder Arbeitszeit noch vergütungspflichtig, sondern Betriebsaufwand.

Umgekehrt gilt: Wer als „freier Handelsvertreter" geführt wird, aber Tourenpläne und Anwesenheitszeiten einhalten muss, hat ein Statusproblem und nicht nur ein Arbeitszeitproblem. Die Merkmale stehen in Anstellung oder Handelsvertretung.

Was Sie konkret tun können

1. Lesen Sie nach, was Ihr Vertrag zur Reisezeit sagt. Wenn dort nichts steht, ist das der erste Befund – und ein Verhandlungspunkt.
2. Führen Sie eigene Aufzeichnungen. Datum, Abfahrt, Termine, Rückkehr. Eine Tabelle reicht. Ohne Aufzeichnung ist jede spätere Diskussion eine Diskussion über Erinnerungen.
3. Prüfen Sie die Ruhezeit. Elf Stunden zwischen Feierabend und Arbeitsbeginn sind keine Empfehlung.
4. Sprechen Sie das Thema früh an, nicht beim Ausscheiden. Nachträglich geltend gemachte Reisezeit scheitert oft an Ausschlussfristen, die in vielen Arbeits- und Tarifverträgen stehen und nur wenige Monate laufen.
5. Fragen Sie im Vorstellungsgespräch nach der Gebietsgröße – konkret, in Kilometern und Kunden. Welche Fragen dort sonst hingehören, steht in Rollenspiel, Case und der Stift.

Wer wissen will, wie andere Häuser das regeln, sieht sich die offenen Stellen im Außendienst an und stellt die Frage im ersten Telefonat. Sie ist unangenehm und deshalb aussagekräftig.