Spesen, Kilometergeld und Übernachtung im Außendienst

Wer im Außendienst arbeitet, gibt jeden Monat Geld aus, das ihm nicht gehört: Kraftstoff, Mittagessen unterwegs, ein Hotelzimmer, ein Parkhaus, eine Maut. Ob dieses Geld vollständig, teilweise oder gar nicht zurückkommt, entscheidet eine Richtlinie, die in keiner Stellenanzeige steht.

Der Unterschied ist groß genug, um zwei Angebote umzudrehen. Ein Haus, das nach Beleg erstattet, und ein Haus, das eine knappe Monatspauschale zahlt, unterscheiden sich bei hoher Fahrleistung um einen Betrag, der einer Gehaltsstufe entspricht – nur taucht er nirgends als Gehalt auf.

Dieser Text erklärt, wie Reisekosten geregelt werden, wo Beschäftigte typischerweise zuzahlen und welche Fragen vor die Unterschrift gehören. Er ist eine Orientierung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Der Grundsatz: Auslagen sind kein Lohn

Reisekostenerstattung ist keine Zulage und kein Bonus. Sie ist Ersatz für Geld, das Sie im Interesse des Betriebs ausgelegt haben. Deshalb ist sie – soweit sie sich im steuerlich zulässigen Rahmen hält – steuer- und beitragsfrei, und deshalb gehört sie in der Vergütungsrechnung in eine eigene Spalte: Sie erhöht Ihr Einkommen nicht, aber eine zu knappe Erstattung senkt es.

Dass betrieblich veranlasste Aufwendungen zu ersetzen sind, folgt aus dem Arbeitsverhältnis selbst; die Rechtsprechung greift dafür auf den Rechtsgedanken des § 670 BGB zurück. Wie ersetzt wird, ist dagegen weitgehend gestaltbar: durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder eine betriebliche Reisekostenrichtlinie. Genau dort liegt der Unterschied zwischen zwei Angeboten.

Zwei Systeme

Spitzabrechnung. Sie reichen Belege ein und bekommen die tatsächlichen Kosten erstattet, meist zusammen mit den steuerfreien Verpflegungspauschalen. Häufig gibt es eine Firmenkreditkarte, sodass Sie nicht vorfinanzieren. Aufwendig in der Verwaltung, für Sie aber verlässlich.

Pauschale. Ein fester Betrag im Monat deckt alles ab. Einfach, planbar – und ein Risiko, das vollständig bei Ihnen liegt: In einem Monat mit vier Übernachtungen und dreitausend Kilometern zahlen Sie zu, in einem ruhigen Monat verdienen Sie daran. Über das Jahr entscheidet, ob die Pauschale zur tatsächlichen Reisetätigkeit passt.

Mischformen sind die Regel: Kilometergeld nach Aufstellung, Übernachtung nach Beleg, Verpflegung nach Pauschale.

Eine wichtige Unterscheidung dabei: Eine Mobilitäts- oder Spesenpauschale, die unabhängig von tatsächlichen Reisen gezahlt wird, ist steuerlich normaler Arbeitslohn – voll steuer- und beitragspflichtig. Von einem genannten Betrag bleibt netto also deutlich weniger. Nur was sich im Rahmen der gesetzlichen Sätze bewegt und an tatsächliche Auswärtstätigkeit anknüpft, bleibt steuerfrei.

Verpflegungsmehraufwand

Für Verpflegung auf Auswärtstätigkeit gibt es keine Erstattung nach Beleg im steuerfreien Rahmen, sondern Pauschalen. Die Beträge stehen in § 9 Abs. 4a EStG, werden vom Gesetzgeber von Zeit zu Zeit angepasst und sollen hier bewusst nicht als Zahl wiedergegeben werden – maßgeblich ist die Fassung des Jahres, um das es geht. Die Systematik bleibt dagegen konstant:

• Zwei Stufen. Ein kleinerer Satz für Tage mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden ohne Übernachtung sowie für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise; ein höherer Satz für Tage mit ganztägiger Abwesenheit.
• Auslandspauschalen. Für Reisen ins Ausland gelten je Land eigene Sätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.
• Die Dreimonatsfrist. Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale nach drei Monaten. Für den Gebietsaußendienst mit wechselnden Kunden spielt das keine Rolle, für eine mehrmonatige Projektbetreuung bei einem Großkunden sehr wohl.
• Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten. Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit – und dazu zählt auch das im Hotelpreis enthaltene Frühstück –, wird die Tagespauschale gekürzt, für das Frühstück um einen kleineren, für Mittag- und Abendessen um einen größeren Anteil des vollen Tagessatzes. Wer eine Hotelrechnung mit Frühstück einreicht und die ungekürzte Pauschale abrechnet, macht die Abrechnung falsch.

Der Arbeitgeber darf mehr zahlen als die Pauschale. Der übersteigende Teil ist dann allerdings steuerpflichtiger Arbeitslohn – oder er wird pauschal versteuert, was innerhalb einer gesetzlichen Grenze möglich ist. Er darf auch weniger zahlen oder gar nichts: Ein gesetzlicher Anspruch auf die Verpflegungspauschale gegen den Arbeitgeber besteht nicht. Was Sie bekommen, steht im Vertrag oder in der Richtlinie.

Zahlt der Arbeitgeber nicht oder weniger, bleibt der Weg über die Steuererklärung: Die nicht erstatteten Pauschalen sind Werbungskosten. Das ist besser als nichts, ersetzt aber nur einen Teil – Sie bekommen nicht den Betrag, sondern die darauf entfallende Steuer.

Fahrtkosten

Wer einen Dienstwagen fährt, hat diesen Posten nicht; dafür hat er einen anderen, siehe Der Dienstwagen als Teil der Vergütung. Wer den eigenen Wagen einsetzt, rechnet dienstliche Fahrten ab – entweder mit dem gesetzlichen Kilometersatz für Auswärtstätigkeiten oder mit einem individuell ermittelten Satz auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten.

Der gesetzliche Satz steht in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Er ist seit langem unverändert und deckt bei einem älteren, günstigen Fahrzeug die Kosten gut ab – bei einem neuen Wagen mit hohem Wertverlust und hoher Fahrleistung häufig nicht. Wer sechzigtausend Kilometer im Jahr für den Betrieb fährt, verschleißt ein Auto, und dieser Verschleiß steckt in keiner Pauschale.

Deshalb die praktische Regel: Rechnen Sie vor der Zusage aus, was die Fahrleistung der Stelle kostet. Fragen Sie nach den durchschnittlichen Jahreskilometern der Vorgängerin und multiplizieren Sie mit dem angebotenen Satz. Liegt das Ergebnis unter Ihren tatsächlichen Kosten, ist die Differenz eine verdeckte Gehaltskürzung.

Drei steuerliche Begriffe entscheiden mit, welche Fahrten überhaupt als Dienstfahrten gelten:

• Erste Tätigkeitsstätte. Sind Sie einem Betriebssitz dauerhaft zugeordnet, ist die Fahrt dorthin keine Dienstfahrt, sondern Weg zur Arbeit – abgegolten mit der Entfernungspauschale. Ohne erste Tätigkeitsstätte beginnt die Dienstfahrt an der Haustür.
• Sammelpunkt. Müssen Sie sich dauerhaft an einem festgelegten Ort einfinden – Betriebshof, Lager, Treffpunkt –, wird die Fahrt dorthin wie der Weg zur Arbeit behandelt.
• Weiträumiges Tätigkeitsgebiet. Ein festgelegtes Gebiet ohne feste Tätigkeitsstätte; für die Fahrt zum nächstgelegenen Zugang gilt eine eigene Regel, für die Fahrten innerhalb des Gebiets nicht.

Was davon auf Sie zutrifft, hängt an der Formulierung im Arbeitsvertrag. Es lohnt sich, sie zu lesen, bevor sie unterschrieben ist.

Übernachtung

Übernachtungskosten werden im Inland regelmäßig nach Beleg erstattet; daneben lässt das Steuerrecht einen pauschalen, steuerfreien Arbeitgeberersatz zu. Für Auslandsübernachtungen gelten wiederum eigene Pauschalen.

Was in der Richtlinie stehen sollte und häufig fehlt:

• Die Hotelkategorie oder eine Preisobergrenze – und was gilt, wenn zur Messezeit kein Zimmer in dieser Klasse frei ist.
• Der Buchungsweg. Buchen Sie selbst, bucht ein Reisebüro, gilt ein Rahmenvertrag? Wer selbst buchen und vorstrecken muss, finanziert den Betrieb.
• Frühstück. Es gehört auf die Rechnung getrennt ausgewiesen, sonst wird die Abrechnung mühsam.
• Übernachtung am Wochenende, wenn die Rückfahrt am Freitagabend unzumutbar wäre.
• Parken, Maut, Fähren, Vignetten und – im Ausland – ob eine Umweltplakette oder Mautbox gestellt wird.

Reisezeit

Der ungeregelte Posten mit dem größten Volumen ist die Zeit. Zwei Fragen sind dabei streng zu trennen.

Arbeitszeitrechtlich gilt: Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die werktägliche Arbeitszeit und schreibt Ruhepausen und eine Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen vor. Diese Grenzen gelten auch für Beschäftigte, deren Tag aus Fahrten und Kundenterminen besteht – ein Tag mit sechs Terminen und fünfhundert Kilometern kann sie überschreiten, und das ist kein Kavaliersdelikt.

Vergütungsrechtlich ist die Frage eine andere: Ist Fahrzeit zu bezahlen? Für Beschäftigte ohne erste Tätigkeitsstätte, die von der Wohnung aus ins Gebiet fahren, wird die Fahrt zum Kunden regelmäßig als vergütungspflichtige Tätigkeit angesehen, weil sie ausschließlich fremdnützig ist. Ob und wie sie vergütet wird, kann jedoch vertraglich oder tariflich geregelt sein, und pauschale Abgeltungsklauseln sind verbreitet.

Praktisch heißt das: Fragen Sie im Gespräch, wie Reisezeit behandelt wird, ob es ein Zeiterfassungssystem gibt und was mit Anreisen am Sonntagabend oder Rückfahrten in der Nacht geschieht. Ein Haus, das darauf keine Antwort hat, hat auch keine Regelung. Was das für die tägliche Belastung bedeutet, gehört zu den Fragen, die im Vorstellungsgespräch gestellt werden dürfen.

Beide Fragen – die nach den Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und die nach der Bezahlung – sind ausführlich in Reisezeit im Außendienst: Arbeitszeit oder nicht? behandelt.

Wo der Außendienst tatsächlich zuzahlt

Sechs Stellen, an denen aus eigener Tasche gezahlt wird, ohne dass es jemand beabsichtigt hat:

1. Die zu knappe Pauschale bei überdurchschnittlicher Fahrleistung.
2. Die Vorfinanzierung. Wer mit der privaten Kreditkarte Hotels und Tankfüllungen bezahlt und sechs Wochen später Geld sieht, gewährt dem Betrieb einen zinslosen Kredit. Bei mehreren tausend Euro im Umlauf ist das ein echtes Problem – fragen Sie nach Firmenkreditkarte oder Vorschuss.
3. Das gekürzte Frühstück, das nicht als solches erkannt und deshalb nicht eingepreist wurde.
4. Der Wertverlust am eigenen Fahrzeug, den der Kilometersatz nicht deckt.
5. Telefon, Internet und Arbeitsplatz zu Hause. Im Außendienst ist der eigene Schreibtisch der Ort für Angebote und Berichte. Wer dafür kein Gerät und keinen Zuschuss bekommt, arbeitet mit eigenem Material.
6. Die Ausschlussfrist. Fast jeder Arbeitsvertrag enthält eine Klausel, nach der Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich geltend gemacht werden. Das trifft auch Reisekosten. Wer Belege drei Monate liegen lässt, verliert sie unter Umständen endgültig.

Punkt sechs ist der teuerste und der am leichtesten vermeidbare: Rechnen Sie monatlich ab, auch wenn es lästig ist.

Was in die Unterlagen gehört

Bewahren Sie Belege und Aufzeichnungen auf, auch wenn der Arbeitgeber erstattet. Sie brauchen sie für die Steuererklärung, wenn die Erstattung hinter den zulässigen Pauschalen zurückbleibt, und Sie brauchen sie, wenn eine Abrechnung strittig wird.

Ein einfaches Reisetagebuch – Datum, Kunde, Ort, Abfahrt, Rückkehr, Kilometerstand – genügt dafür und deckt zugleich die Nachweise ab, die eine Prüfung verlangt. Wer ohnehin ein Fahrtenbuch führt, hat den größten Teil davon schon.

Die Fragen vor der Unterschrift

1. Erstattung nach Beleg oder Pauschale – und wenn Pauschale, in welcher Höhe und wofür genau?
2. Wie viele Kilometer im Jahr fährt diese Stelle tatsächlich?
3. Wird der eigene Wagen eingesetzt, und mit welchem Satz je Kilometer?
4. Werden die Verpflegungspauschalen in voller gesetzlicher Höhe gezahlt?
5. Gibt es eine Firmenkreditkarte oder einen Vorschuss – oder finanziere ich vor?
6. Welche Hotelkategorie ist vorgesehen, und wer bucht?
7. Habe ich eine erste Tätigkeitsstätte oder einen Sammelpunkt? Was steht dazu im Vertrag?
8. Wie wird Reisezeit erfasst und vergütet, und was gilt für Anreisen am Wochenende?
9. Welche Ausschlussfrist gilt für die Abrechnung, und wie lange dauert die Auszahlung?
10. Wer stellt Telefon, Laptop und die Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes?

Diese zehn Fragen gehören in dasselbe Gespräch wie die Fragen zur variablen Vergütung – und in dieselbe Rechnung wie das Fixum, wenn Sie zwei Angebote nebeneinanderlegen. Wie sich Reisekosten in einer selbständigen Handelsvertretung völlig anders darstellen, steht in Anstellung oder Handelsvertretung.

Wer nach Stellen sucht, bei denen diese Fragen zählen, findet sie unter Außendienst und Gebietsverkaufsleiter; Größenordnungen für die Grundvergütung stehen im Gehaltsvergleich, etwa für Außendienstmitarbeiter oder Vertriebsmitarbeiter im Außendienst.